5S en proyectos

Gestione proyectos de éxito con 5S

 

Queremos presentarles hoy una receta para el éxito, un nuevo giro en un concepto de calidad establecido. 

¿En qué piensa cuando tienes que administrar o liderar un proyecto? Ya sea que fuera relativamente nuevo en el entorno de proyectos o un experimentado administrador de proyectos, usted puede beneficiarse de las mejores prácticas y consejos para administrar y navegar los proyectos con éxito. 

A través de la experiencia en diferentes tipos de proyectos y entornos (consultoría, fabricación, front office, back office, proyectos de mejora operativa interna y proyectos de desarrollo de productos a gran escala), se aprende que uno de los desafíos que enfrentan los gerentes de proyectos es cómo controlar y organizar la dinámica de los proyectos: los cambios de contenido, como cambios en las partes interesadas y miembros del equipo, los cambios en los requisitos de los clientes y cambios en el entorno del mercado. 

Los gerentes de proyecto deben construir una buena base que permita al proyecto tener éxito de principio a fin. Se requiere de grandes habilidades organizativas. De hecho, muchas descripciones de puestos de directores de proyectos enumeran la capacidad de organización como una habilidad necesaria. 

5S es una herramienta de calidad que puede ayudar en ello. Utilizado por Toyota como parte de su sistema de manufactura esbelta (lean manufacturing), 5S se deriva de cinco términos japoneses que comienzan con la letra “S”: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. Traducido de forma aproximada, los términos en inglés son ordenar, poner en orden, limpiar, estandarizar y sostener. 

A continuación, se muestran algunos usos prácticos de las 5S en la gestión de proyectos:

 

1. Ordenar (seiri) 

Al iniciar un proyecto, los gerentes de proyecto deben identificar y enfocarse en el objetivo del proyecto, los requisitos (si están disponibles), las partes interesadas, los recursos del proyecto, el talentos necesario, los proveedores, los presupuestos (finanzas), los riesgos y la información del mercado (oportunidades y amenazas). El objetivo es centrarse en los objetos necesarios y eliminar todo lo innecesario. Lograr una mejor visualización del camino a recorrer para el logro del proyecto a través de la identificación y clasificación de prioridades.

 

2. Poner en orden (seiton) 

Una vez que todo ha sido identificado y clasificado, los gerentes de proyecto deben organizar los objetos, los elementos del proyecto. Por ejemplo, pueden ordenar los recursos por nivel de habilidad, las partes interesadas por su nivel de participación o interés, y la documentación del proyecto por carpeta y taxonomía, priorizar características en la cartera de productos y clasificar y etiquetar los informes de estado del proyecto. El objetivo es optimizar el trabajo del proyecto para el director del proyecto y los miembros del equipo.

 

3. Brillo (seiso) 

Cuando los recursos, las herramientas y los entornos del proyecto están en orden, puede haber cambios en aspectos como los recursos o los archivos del proyecto que se vuelvan obsoletos. Los riesgos del proyecto también pueden cambiar a lo largo del mismo. Todos estos cambios deben mantenerse actualizados sin introducir nuevos “desperdicios”. Esto es “limpiar la casa”, eliminar todo aquello que no genera valor para el logro del proyecto.

 

4. Estandarizar (seiketsu) 

Los gerentes de proyecto crean procedimientos, reglas, procesos y mejores prácticas para estandarizar y asegurar que las primeras tres acciones se implementen de manera consistente. 

Algunos ejemplos incluyen pautas y procedimientos estandarizados como protocolos de nomenclatura para los archivos de proyectos, formatos de documentación, informes de estado de reuniones de proyectos, informes de lecciones aprendidas, logística de las reuniones de proyectos y auditorías de proyectos.

 

5. Sostener (shitsuke) 

Las mejoras del proyecto se sustentan mediante la ejecución y el seguimiento continuo de las métricas de progreso del proyecto, la revisión de los resultados reales, la auditoría de los proyectos, la incorporación de las lecciones aprendidas en los proyectos futuros, la mejora de los procesos establecidos y las mejores prácticas, la implementación de cambios, la capacitación de los miembros del equipo del proyecto y el apoyo, la recompensa y el reconocimientos a los activos más valiosos del proyecto: los miembros del equipo.

 

Usos prácticos

 

Estos son los usos prácticos de 5S, una herramienta básica que los gerentes de proyecto pueden utilizar para iniciar, ejecutar, mantener y sostener un proyecto hasta que se complete. Esto asegura que la configuración del proyecto y la base estén organizados y sostenidos durante todo el proyecto. Recordemos, más que una herramientas para la implementación de la fábrica visual, 5S puede servir como una manera de construir el pensamiento Lean en la organización y apuntar a la mejora y el logro de los objetivos desde los aspectos cotidianos de la organización.

 

Traducido y adaptado de: Rusly, J. (August 2021). Manage projects successfully with 5S. Quality Progress Magazine. ASQ. USA.