5S. Construyendo las bases para la mejora continua

 

5S. Una herramienta simple, efectiva y eficaz.

5S es una de las técnicas más ampliamente adoptadas de la caja de herramientas de manufactura esbelta (lean manufacturing, como es conocido en inglés). Junto con el trabajo estandarizado y el mantenimiento productivo total (TPM), 5S se considera un concepto fundamental, ya que establece la estabilidad operativa requerida para realizar y mantener mejoras continuas.

El objetivo principal de 5S es crear un ambiente limpio y ordenado, un ambiente donde hay un lugar para todo y todo está en su lugar. Más allá de esto, muchas empresas comienzan su transformación lean con 5S porque expone algunos de los ejemplos más visibles de desperdicio y también ayuda a establecer el marco y la disciplina necesarios para perseguir con éxito otras iniciativas de mejora continua, es decir ayuda a crear una cultura de calidad en el trabajo.

5S, denominado así por la primera letra del nombre que en japonés designa cada uno de sus cinco principios: Seiri (clasificar), Seiton (orden), Seiso (limpieza), Seiketsu (estandarización) y Shitsuke (disciplina). 5S inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y limpios de forma permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral.

 

Resultados y beneficios de la aplicación de 5S´s

 

5S produce beneficios medibles e identificables a través de métricas específicas. Los beneficios a corto plazo incluyen reducciones en el tiempo requerido para ubicar elementos en el lugar de trabajo. Los beneficios a más largo plazo pueden incluir la reducciones en la cantidad de lesiones en el lugar de trabajo reportadas después de que se hayan implementado las 5S. Además los costos de capacitación se ven reducidos y se optimizan en un área de trabajo ordenada y bien señalizada. 

Algunos otros beneficios de 5S son:

• Reduce las actividades que no agregan valor
• Reduce errores de empleados y proveedores
• Reduce el tiempo de orientación y capacitación de los empleados
• Reduce el tiempo de búsqueda en las instalaciones y la localización de herramientas, piezas y suministros.
• Reduce las piezas almacenadas en el inventario y los costos de manejo de inventario asociados
• Reduce el movimiento humano innecesario y el transporte de mercancías
• Mejora la utilización del espacio del piso de planta
• Mejora la seguridad y la moral de los empleados
• Mejora la calidad del producto
• Prolongue la vida útil del equipo mediante una limpieza e inspección más frecuentes 

De manera general, 5S permite aumentar la productividad en el lugar de trabajo mientras se preserva la calidad de los productos e incrementa la moral de las personas facilitando el aprendizaje y la mejora como la innovación.

 

5S y la gestión visual.

 

5S es una herramienta que hace visible de manera inmediata la mejora. De hecho, una forma de medir los beneficios de las 5S en el lugar de trabajo es tomar fotografías. Las imágenes son muy efectivas para resaltar visualmente la apariencia y el orden mejorados en el lugar de trabajo. Las mediciones concretas son un complemento de las imágenes y otorgan el impulso necesario para sostener 5S. 

“Un lugar de trabajo visual es un entorno de trabajo que se autoordena, se explica por sí mismo, se autorregula y se mejora a sí mismo, donde lo que se supone que debe suceder sucede, a tiempo, siempre, gracias a las soluciones visuales”. (Visual Workplace, Visual Thinking. G. Galsworth). 

La gestión visual del lugar de trabajo y 5S van de la mano. Uno de los objetivos principales de 5S es preparar el entorno de trabajo para contener información visual. Desde esa perspectiva, 5S es el método, mientras que crear un lugar de trabajo visual es el objetivo. 

Una de las principales causas del desperdicio o MUDA, término japonés del cual hablaremos en una próxima entrada al blog, son los déficits de información: los empleados simplemente carecen del conocimiento que necesitan para hacer su trabajo de manera eficiente y eficaz. Esto lleva a los empleados a perder tiempo valioso en actividades como buscar, moverse, esperar, recuperar, retrabajo o simplemente darse por vencidos. Un lugar de trabajo visual elimina preguntas, generando mejoras significativas en productividad, calidad, satisfacción del cliente, seguridad y más. 

Se ha documentado que la implementación efectiva de sistemas visuales genera las siguientes mejoras dramáticas: 

• 15% de aumento en el rendimiento
• 70 % de reducción en el manejo de materiales
• 60% de disminución en el espacio de piso
• 80% de disminución en la distancia de flujo
• 68 % de reducción en el almacenamiento en rack
• 45% de disminución en el número de montacargas
• 12 % de disminución en el tiempo del ciclo de ingeniería
• 50% de disminución en el tiempo de inventario físico anual
• 96% de disminución de defectos 

Una herramienta versátil pero que por encima de todo lo descrito ayuda a estabilizar los procesos de modo que facilita la intervención de otras propuestas y métodos de mejora orientados al logro de una certificación. 

5S ha tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo utilizan, abarcando sectores tanto de industria como de servicio, siendo aplicable incluso tanto a las labores de oficina como al desarrollo de proyectos.

Elaborado  para Square Ltd. en redes como Facebook, LinkedIn y Twitter.